Network for Transport Measures

Vår verksamhetsprocess

För att säkerställa relevanta tjänster och erbjudanden till våra medlemmar arbetar vi enligt en projektorienterad organisation. Vi tror att detta är en viktig del i vår förmåga att leverera och möta medlemmars behov, dvs. ett villkor för vår långsiktiga trovärdighet.

Bakgrund

NTM:s verksamhet och utveckling har sedan starten drivits av de arbetsgrupper som varit motiverade för verksamheten med stöd av ett mindre kansli. Arbetsgrupperna har etablerats efterhand av medlemsmöten eller av styrelsen. Arbetsgrupperna har utgjort kärnan i verksamhetens löpande förvaltning och utveckling och har fram till nu utgjorts av:

  • Gods och logistik
  • Resor
  • Drivmedel
  • Transportupphandling

En viktig del i arbetsgrupperna har varit ideella insatser av medlemsrepresentanter som med arbetsgivarens stöd bidragit och utfört viktiga insatser. I takt med minskande tidsresurser hos medlemsföretagen samt alltmer specialiserade frågeställningar har de fasta arbetsgruppernas aktiviteter minskat i omfattning. Idag drivs verksamheten fortsatt kring arbetsgruppernas sakområden, men genom projekt – och aktivitetsorientering där insatser främst sker genom externa expertkonsulter.

Förvaltning och utveckling

Den löpande förvaltning drivs genom ett mindre kansli som bemannas med följande funktioner:

  • Verksamhetsansvarig, ansvarar för den löpande verksamheten och rapporterar till styrelsen
  • Ekonomiadministratör som administrerar bokföring och fakturering
  • Kommunikatör för intern och extern kommunikation
  • Kontroll genom en extern auktoriserad revisor

En väsentlig del av den löpande förvaltningen är att säkerställa tillräckliga ekonomiska resurser för verksamhetens dagliga förvaltning och utveckling. Detta sker genom att verktyg och evenemang skapar nytta för medlemmar som motiverar medlemskap. Vidare sker aktivitetsfinansiering som söks hos enskilda företag eller myndigheter för att stödja specifika utvecklingsaktiviteter.

En väsentlig del i detta arbete är att åstadkomma ett kumulativt lärande. Detta innebär att NTM eftersträvar medverkan i externt finansierade projekt enskilt och tillsammans med andra parter där utfallet genom nya kunskaper om metoder och data kan berika och förbättra NTM:s verktyg. Vi kallar detta ”bokhylleprincipen” där målet är att delar av forskningsresultat ska göras tillgängligt via NTM:s verktyg som därmed blir bättre vilket i sin tur gör att underliggande forskning och utveckling synliggörs och inte bara blir en rapport i en bokhylla. På detta sätt blir det även attraktivt att söka aktivitetsfinansiering tillsammans med NTM som naturligt sprider resultat till praktisk användning.

Som en konsekvens av att allt mer av verksamhetens utveckling sker genom externa experter har NTM:s styrelse beslutat att förnya NTM:s interna arbetssätt genom att framöver konsekvent driva all utveckling i projektform istället för dagens fasta arbetsgrupper. Målsättningen är att därmed öka utvecklingstempot genom att bättre definiera vad, när och med vilka resurser som förbättringar ska genomföras. Våra fokusområden kommer att bestå kring Gods & logistik, Resor, Transportupphandling, Drivmedel samt att vi aktivt ska verka för en levande mötesplats kring hållbara transporter. I styrelsen kommer det fortsatt att finnas ansvariga för respektive fokusområde.

Nedan ges en översikt över hur verksamhetens verktyg och erbjudande för närvarande utvecklas.

 

Beslutsprocess för implementering av nya data och metoder

Alltsedan starten av NTM har principen varit att söka bästa möjliga data och metoder och göra dessa tillgängliga via främst Internet eller i konferenser. När bättre och/eller mer allmänt accepterade metoder har identifierats har dessa fått ersätta tidigare lösningar. NTM har hoppat ”från tuva till tuva”. Mycket av detta arbete har initierats samt beslutats av respektive arbetsgrupp. Med det nya arbetssättet fordras därför en uppdatering av beslutsprocessen inom NTM.

På basis av strategiska diskussioner och inkommande förbättringsförslag via bland annat vårt ärendehanteringssystem initieras projekt och aktiviteter som bör genomföras. Beslut om utveckling av verktyg, metoder och data fordrar därmed en tydlig beslutsprocess för att säkerställa kontinuitet, förankring och stabila lösningar.

NTM verkar främst för att etablera metoder och data som stödjer köpare och säljare av transporter att göra aktiva val som förbättrar miljöprestanda. NTM är med andra ord inte en forskardriven organisation utan försöker mer pragmatiskt inkludera nya rön och kunskaper och samtidigt balansera detta mot dagens behov och lösningar. Nedan redovisas NTM:s beslutshierarki.

Nivå Beslutinstans Rådgivare Exempel på fråga
1 Medlemsmöte Referensgrupp 1 Alla övriga frågor
2 Styrelse Referensgrupp 1 Energibärare exv. vårt dokument för detta
3 Områdesansvarig 2 Projektgrupp 3 Allokeringsregler för persontåg
4 Trafikslagsexpert 4 Projektgrupp 3 Energianvändning för specifikt tåg

Alla beslut ska stämmas av med nivån över om vägvalen bedöms osäkra eller kontroversiella

  1. Referensgruppen är knuten till projekt eller aktivitet och ska bistå vid svåra beslutsval.
  2. Områdesansvariga i styrelsen för Gods & logistik, Resor, Drivmedel, Transportupphandling i styrelsen
  3. Projektgrupp ersätter arbetsgrupp, men är i grunden samma funktion som tidigare med den skillnaden att den avvecklas efter avslutat projekt eller aktivitet.
  4. En trafikslagsexpert för varje trafikslag håller på att utses. Sannolikt kan det behövas fler experter per trafikslag, exempelvis tre separata experter för lastbil, buss och personbil.

Projekt- och aktivitetsstyrning

Målsättningen med denna nya organisation är att fokusera mer på behov och därmed höja utvecklingstempot och samtidigt ha en tydligare styrning av arbetets tidsplaner och resursåtgång. I nuläget har vi inte exakt definierat projekt respektive aktivitet utan detta kommer att klargöras framöver. Våra projekt och aktiviteter kommer dock inkludera:

  • Beställare/Styrgrupp
  • Referensgrupp (vid behov)
  • Projekt- aktivitetsansvarig
  • Budget
  • Tidsplan med leveranser
  • Avslutningsrapportering

Projektet ska rymmas inom NTM:s hela verksamhetsbudget som fastställs årligen av styrelse och medlemsmöte.